Struktura listu motywacyjnego

List motywacyjny składa się ze ściśle określonych części oraz ma również określoną formalną formę, w której unikamy języka potocznego, na rzecz eleganckiej formalnej, biznesowej polszczyzny.

Jak zacząć list motywacyjny

List motywacyjny w odpowiedzi na ogłoszenie powinien (ale nie musi) w nagłówku zawierać informacje o naszej osobie, tj. imię i nazwisko, kontakt, ewentualnie dane adresowe lub e-mail. Powinniśmy też list zaopatrzyć w datę i miejscowość w formacie np. Warszawa, dn. 15 października 2006. Oprócz tego w liście w odpowiedzi na ogłoszenie nie powinniśmy zapomnieć o danych tej osoby, do której kierujemy nasz list tj. Nazwa pracodawcy i jego adres pod danymi dotyczącymi naszej osoby, pod datą i bliżej prawej strony. List rozpoczynamy:

• Szanowni Pańśtwo - jeśli nie wiemy do kogo konkretnie piszemy.
• Szanowna Pani - jeśli wiemy, że rekruterem lub odbiorcą będzie kobieta, ale nie znamy jej nazwiska
• Szanowny Panie - jeśli wiemy, że rekruterem lub odbiorcą będzie mężczyzna, ale nie znamy jego nazwiska
• Szanowny Pani/e Kowalski/a - jeśli znamy nazwisko rekrutera lub odbiorcy naszego listu motywacyjnego

W ten sposób stworzyliśmy nagłówek czyli formalną stronę listu oraz rozpoczęliśmy nasz list motywacyjny odpowiednim zwrotem. Teraz jednak powstaje pytanie co dalej i jakie powinny być kolejne paragrafy i elementy listu. Wbrew pozorom nie jest to aż tak skomplikowane i tajemnicze jakby się mogło niektórym wydawać.

List motywacyjny, wstęp czyli pierwszy paragraf

Tutaj pojawia się już bardzo wiele możliwości rozpoczęcia. Właściwie każdy może zacząć list na swój sposób i w swoim stylu, ale musi się trzymać następujących reguł:

• W pierwszym paragrafie informujemy o tym dlaczego przesyłamy swoją aplikację.
• Podajemy nazwę stanowiska, o które się ubiegamy oraz numer referencyjny a nawet medium, którego dotyczy oferta
• Bardzo krótko wyjaśniamy dlaczego nasz potencjalny pracodawca miałby czytać dalej.
• Zachęcamy do zapoznania się z przesłanymi dokumentami.

Pierwszy paragraf listu motywacyjnego może mieć następujący przykładowy kształt:

W związku z ofertą, która ukazała się w portalu pracnet.pl, zwracam się z uprzejmą prośbą o rozpatrzenie mojej kandydatury na stanowisko Przedstawiciela handlowego (nr ref. abd/06). Myślę, że moja osoba jest warta rozważenia. Po przeanalizowaniu wymagań przedstawionych w ogłoszeniu, jestem pewien, że moje kwalifikacje są zbieżne z umiejętnościami poszukiwanymi przez Państwa.

Główny element listu motywacyjnego czyli drugi paragraf

W zasadzie można powiedzieć, że zarówno nagłówek jak i sam początek listu nie sprawiają większości kandydatów, większych kłopotów. Te elementy można oczywiście skomponować lepiej lub gorzej, ale mniej więcej wiemy o co w nich chodzi i potrafimy sobie dobrze poradzić z tym zadaniem. Problemy zaczynają się kiedy od wstępu mamy przejść do tekstu głównego. Tutaj już żaden poradnik nie jest nam tak naprawdę w stanie pomóc.

W drugim paragrafie naszym celem jest takie przedstawienie swoich kwalifikacji, zalet, umiejętności, doświadczeń, certyfikatów, wyszkolenia i dokonań, które przekona pracodawcę, że jesteśmy odpowiednią osobą na stanowisko. List motywacyjny musi być odpowiedzią na ogłoszenie i odniesieniem się do wymagań, które w tym ogłoszeniu zostały zawarte. Nasze deklaracje powinny być jednocześnie poparte przykładami oraz wiarygodne, o co z pewnością nie jest łatwo. Należy jednoznacznie odrzucić możliwość wysyłania tego samego listu do wszystkich pracodawców. Czasem niuanse ogłoszenia różnią się na tyle, że nawet podobne z pozoru lub nawet tożsame ogłoszenia różnią się, a nasze uniwersalne dokumenty nie przyniosą pożądanego efektu.

Listy motywacyjne nie muszą być długie. Jeśli udało się nam napisać 5-6 zdań o swoich osiągnięciach to nie ciągnijmy tematu na siłę. Nie warto sztucznie wydłużać treści, bo w ten sposób efekty mogą być odwrotne do zamierzonych.

Kwalifikacji w liście motywacyjnym ciąg dalszy czyli trzeci paragraf

Jeśli nasze osiągnięcia są tak bogate, praca o którą się ubiegamy bardzo nam odpowiada, może się okazać, że chcielibyśmy jeszcze opisać swoją motywację, oczekiwania, kompetencje personalne lub inne elementy. Trzymając się zasady by paragrafy były krótkie warto w takim przypadku podzielić niejako główną treść listu na dwa lub nawet trzy podparagrafy, które w logicznym ciągu promują naszą kandydaturę.

Zakończenie listu motywacyjnego

W tym paragrafie dziękujemy za uwagę, przedstawiamy formę i propozycję kontaktu oraz deklarujemy chęć współpracy i spotkania, która pomoże pracodawcy w dokonaniu dobrego wyboru. Zakończenie powinno składać się z 3-4 zdań i mieć wyłącznie charakter formalny, zostawiając inicjatywę po stronie pracodawcy. List kończymy zwrotem, Z wyrazami szacunku lub Z poważaniem, oraz podpisujemy imieniem i nazwiskiem. Jeśli wysyłamy dokumenty w formie papierowej (co teraz zdarza się coraz rzadziej) należy je podpisać odręcznie.

Napisanie dobrego listu motywacyjnego nie jest łatwe. Musimy w nim dbać o poprawną polszczyznę, staranny styl i dopracowaną treść. Jeśli nie mamy praktyki w pisaniu tego typu dokumentów lub w ogóle w komunikacji pisemnej możemy skorzystać z gotowych wzorów, które czasem ułatwiają napisanie własnego listu. Można też skorzystać z usług serwisu list motywacyjny, który przygotowuje dokumenty aplikacyjne na specjalne zamówienie swoich klientów biorąc pod uwagę branżę, stanowisko, doświadczenie oraz wszelkie inne oczekiwania.