Obecnie w Internecie można znaleźć wiele ofert firm i osób oferujących przygotowywanie dokumentów aplikacyjnych na indywidualne zamówienie. Być może wiele osób zadaje sobie pytanie czy warto korzystać z takich usług i co mi da firma zajmująca się doradztwem kariery. Wydaje mi się, że warto rozwiać wątpliwości na ten temat i zachęcić, użytkowników (oczywiście w miarę możliwości finansowych), do korzystania z usług profesjonalistów.

Podobnie jak nie zabieramy się do naprawy samochodu, jeśli nie umiemy tego robić, ale jedziemy do mechanika, podobnie przy pisaniu skutecznych dokumentów pomoc fachowca może być nieoceniona. Z mojej praktyki wynika, że osoby poszukujące pracy popełniają mnóstwo błędów przy pisaniu. Nie chodzi tutaj tylko o błędy ortograficzne czy stylistyczne, ale o cały sposób i podejście do pisania, jak również całkowity brak dbałości o prezentację, formę graficzną, przejrzystość dokumentów. Podczas pracy na stanowisku specjalisty ds. rekrutacji, przeglądałem dziennie około 200 podań. 80-90% z nich było napisanych źle. Myślę, że powinno to dać każdemu do myślenia, bo źle napisane cv i list motywacyjny, nie tylko mogą nas skreślić, ale robiąc kiepskie wrażenie na starcie, możemy przegrać z osobą, która umiała się lepiej sprzedać. Proszę pamiętać, że dokumenty aplikacyjne służą często jako pomoc i drogowskaz przy prowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli dobrze je napiszemy, wywrzemy wrażenie, które chcieliśmy.

Jak się przygotować do rozmowy?

1. Przetrenuj typowe pytania ze znajomym lub samodzielnie. Możesz nawet mówić do ściany, to i tak pomoże. Jeśli możesz nagraj swoje wystąpienie i przeanalizuj.
2. Przygotuj się z wiadomości o firmie do której startujesz. Internet jest tutaj najlepszą pomocą. Najważniejsze dane to czym się zajmuje, jaka jest misja, cel, wartości, którymi się kieruje, miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej.
3. Opracuj trasę dojazdu żeby się nie spóźnić.
4. Pamiętaj że nie jesteś jedynym kandydatem. Nie traktuj całej sytuacji jako ty i tylko ty i nikt więcej.
5. Miej ze sobą dodatkowy komplet dokumentów i wydrukowane ogłoszenie. Nie musisz tego wyjmować od razu, ale jeśli rozmowa będzie o konkretach to warto mieć papiery.

Struktura listu motywacyjnego

List motywacyjny składa się ze ściśle określonych części oraz ma również określoną formalną formę, w której unikamy języka potocznego, na rzecz eleganckiej formalnej, biznesowej polszczyzny.

Jak zacząć list motywacyjny

List motywacyjny w odpowiedzi na ogłoszenie powinien (ale nie musi) w nagłówku zawierać informacje o naszej osobie, tj. imię i nazwisko, kontakt, ewentualnie dane adresowe lub e-mail. Powinniśmy też list zaopatrzyć w datę i miejscowość w formacie np. Warszawa, dn. 15 października 2006. Oprócz tego w liście w odpowiedzi na ogłoszenie nie powinniśmy zapomnieć o danych tej osoby, do której kierujemy nasz list tj. Nazwa pracodawcy i jego adres pod danymi dotyczącymi naszej osoby, pod datą i bliżej prawej strony. List rozpoczynamy:

W sytuacji, kiedy szukamy pracy przez kilka miesięcy i nie przynosi to żadnych efektów może to oznaczać, że coś robimy nie tak. Błędy możemy popełniać na kilku różnych etapach. Z całą pewnością winny może też być pracodawca, ale niestety na jego reakcje nie mamy wpływu, więc jedyne, czym można się zająć i co poprawić to nasze własne potencjalne niedociągnięcia.

Weryfikację należy rozpocząć od przyjrzenia się wielu elementom. Na początek proponuję odpowiedzieć sobie na pytanie czy jesteśmy zapraszani na rozmowy kwalifikacyjne. Jeśli tak to należy się ucieszyć, bo to znaczy prawdopodobnie, że mamy i dobre kwalifikacje i nieźle napisane dokumenty. Jeśli po rozmowie kontakt się urywa oznacza to, prawdopodobnie, że coś na tym etapie zrobiliśmy nie tak i jak to ogólnie się ujmuje „ktoś okazał się lepszy”.

List motywacyjny, w którym odpowiadamy na ogłoszenie o pracę

Jest to najbardziej oczywisty przypadek, kiedy potrzebny jest nam list motywacyjny. Zresztą takie wymaganie postawione jest w ogłoszeniu o pracę, które najczęściej mówi o przesłaniu „cv i listu motywacyjnego. Powinniśmy tutaj pamiętać, że nasz list, jak i cała aplikacja jest odpowiedzią na konkretną ofertę pracy. Jeśli w swoich dokumentach nie odniesiemy się do wymagań pracodawcy postawionych w ogłoszeniu, prawdopodobieństwo zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną znacznie zmaleje.
W naszym liście – w związku z tym że jest on odpowiedzią na ogłoszenie o pracę – nie powinno zabraknąć informacji, na jakie ogłoszenie odpowiadamy, o jakie stanowisko się ubiegamy oraz jeśli pracodawca to podał, numeru referencyjnego.

Rozmowa kwalifikacyjna jest bardzo ważnym, czasem jedynym, elementem, który decyduje o naszym przyjęciu do pracy, dlatego też należy podejść do tematu bardzo poważnie i ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć.
Poniżej przedstawiam zalecenia, które warto mieć na uwadze podczas przygotowania do rozmów kwalifikacyjnych:

1. Nie pozwól by trema zaprzepaściła Twoje szanse. Uda się to zrobić jeśli będziesz dobrze przygotowany.
2. Wygląd zewnętrzny jest bardzo ważny. Strój, fryzura, schludność i elegancja. Zasady, które tutaj obowiązują są dość sztywne. Niezależnie czy ubiegasz się o pracę biurową czy fizyczną, jeśli ubierzesz się starannie zawsze zyskasz cenną przewagę nad innymi.
3. Nigdy się nie spóźniaj. Zawsze bądź kilka minut wcześniej. Nie przychodź godzinę przed spotkaniem. Czas jest bardzo ważny. Dzięki temu będziesz miał kilka minut na uspokojenie oddechu i odpowiednie efektowne wejście.

Szukanie pracy jest często procesem, który trwa od kilku do kilkunastu tygodni, czasem nawet kilka miesięcy, dlatego z całą pewnością powinniśmy uzbroić się w cierpliwość. Poniżej lista punktów i zasad, którą warto zrealizować:

• Przygotowanie wyczerpującej listy (na kartce) kwalifikacji i umiejętności zawodowych, które nas charakteryzują
• Przygotowanie starannego życiorysu zawodowego, również przy użyciu listy kwalifikacji i umiejętności
• Wybór ogłoszeń i specjalizacji, w których nasza aplikacja ma największe szanse powodzenia
• Za każdym razem, dostosowywanie swojego cv i listu motywacyjnego do konkretnych ogłoszeń
• Identyfikacja słabych punktów naszej kandydatury i przygotowanie planu zniwelowania słabości, niedociągnięć, bądź braków w kwalifikacjach

Jaki ma być list motywacyjny?

Przede wszystkim ma być to dokument krótki. Lepiej jeśli są to 3 zdania własnymi słowami niż utarte schematy, które są znane wszystkim rekruterom. Proszę wziąć pod uwagę, że jeśli ktoś czyta codziennie 200-300 napływających aplikacji, po pewnym czasie zauważa, że niektóre zwroty ciągle się powtarzają.

A więc jednak własnymi słowami?

Zdecydowanie tak, jednak nie byle jak własnymi słowami. Własnymi słowami wcale nie oznacza, że możemy sobie pozwolić na błędy gramatyczne, niedociągnięcia stylistyczne i ortografy. Taki list nadal nie będzie spełniał swojej funkcji. Oprócz własnych słów musi to być poprawna, elegancka, formalna polszczyzna.

Z czego list się składa?

Najprościej mówiąc ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Struktura listu została omówiona tutaj: Jak napisać list motywacyjny. Wstęp i zakończenie można napisać własne albo skorzystać z gotowych szablonów. Rozwinięcie czyli treść powinniśmy wymyślić sami.

Poniżej znajduje się lista przykładowych pytań, które z reguły pojawiają się na rozmowie kwalifikacyjnej. Zwłaszcza jeśli aplikujemy na stanowiska niższego szczebla, rozmowa kwalifikacyjna ma charakter bardziej schematyczny i standaryzowany i jest większe prawdopodobieństwo, że takie pytania się pojawią. Podobnie rzecz się ma w sytuacji kiedy nasze doświadczenia zawodowe są małe i trudno jest nawet zadawać pytania merytoryczne. Im wyższe stanowisko tym bardziej otwarty jest charakter rozmowy, chociaż tutaj duże znaczenia mają również preferencje rekrutera i charakter jego pracy.

1. Czy mógłby Pan/Pani opowiedzieć coś o sobie?
2. Dlaczego zdecydował się Pan/Pani wysłać swoją aplikację na to stanowisko?
3. Co Pan sądzi o naszej firmie?
4. Jak Pan/Pani wyobraża sobie swoją pracę?
5. Jakie są Pana/Pani słabe strony?
6. Jaki są Pana/Pani najmocniejsze punkty?
7. Czy woli Pan pracować samodzielnie czy w zespole?
8. Co najbardziej przeszkadza Panu w pracy?
9. Dlaczego odszedł Pan/Pani z poprzedniej pracy?
10. Dlaczego wybrał Pan/Pani ten kierunek studiów?
11. Co najbardziej motywuje Panią/Pana do pracy?
12. Czy mógłby Pan/Pani podać swoje 3 największe sukcesy?
13. Co ma Pan/Pani zamiar robić za 5 lat?
14. Jakie są Pana/Pani oczekiwania finansowe?
15. Jak radzi Pan/Pani sobie ze stresem?

Oczywiście przedstawiona lista nie jest wyczerpująca.